相手方に対し、権利義務に関する重要な事項を通知したい。そして、通知の内容と日付を公に証明してもらい、後日の証拠としたい。このようなときに、内容証明郵便を利用します。例えば、債権譲渡の通知や売買予約完結の通知、売掛金や貸金の請求、抵当権実行の通知などです。証明された謄本の一通は郵便局が保存し、もう一通の謄本は差出人の手元に残ります。
今日、内容証明郵便の利用は増えています。企業においての経済活動ばかりではなく、個人の社会生活の中においても、その利用は多くなっています。社会構造が複雑化し、権利義務関係が入り組んでいる現代社会にあって、内容証明郵便は日常的な通知手段として利用できます。